Manejo de órdenes de cambio con software de gestión de construcción

Por qué es importante controlar las órdenes de cambio en la construcción

En cualquier proyecto de construcción nuevo, hay varios oficios y subcontratistas contratados por un contratista general (GC). Es importante gestionar de manera eficaz las solicitudes de cambio y las órdenes de cambio para lograr una cooperación efectiva del equipo y rendición de cuentas por el trabajo realizado entre el propietario, el GC y los subcontratistas.

Esto se relaciona con un software de gestión de construcción (CMS), que es fundamental para mantener el control, el cumplimiento y la eficiencia durante el ciclo de vida de la construcción.

¿Qué es una orden de cambio?

Orden de cambio (CO) – Un alcance del trabajo que surge en cualquier momento y que es distinto de lo acordado originalmente por todas las partes. Pueden originarse por iniciativa del propietario, del GC o del subcontratista debido a cambios de diseño, condiciones de trabajo modificadas o solicitudes del cliente.

¿Cómo se originan las órdenes de cambio?

1. El uso de un software de gestión de construcción (CMS)

Por mucho, el mejor y más transparente enfoque para dar seguimiento y aprobar órdenes de finalización.

2. Mediante comunicación por correo electrónico

Este enfoque todavía se aplica hoy en día, pero está expuesto a una gestión deficiente, retrasos y falta de seguimiento centralizado.

Cómo gestionar las órdenes de cambio con software de gestión de construcción

1. Aproveche un software de gestión de construcción sólido (CMS)

Ya conoce el viejo adagio: “Trate a sus herramientas tan bien como ellas lo tratan a usted.”

2. El CMS en manos de propietarios, GC y subcontratistas

Una herramienta CMS robusta debe estar en manos de los propietarios, los GC y los subcontratistas, quienes pueden encargarse de presentar, aprobar, revisar y dar seguimiento a las órdenes de cambio en tiempo real. Esto significa que hay transparencia gracias a la reducción de disputas.

3. Contrate a un consultor de gestión de construcción

“Este es un proceso largo y complejo. Hágalo bien desde la primera vez.”

Los propietarios deben recurrir a un profesional de gestión de construcción para elaborar un alcance del trabajo y un cronograma detallados antes de incorporar a un GC, a fin de evitar órdenes de cambio innecesarias.

4. Mantenga el CMS al día con los documentos de construcción vigentes

Brinde acceso en la nube 24/7 a los planos de construcción vigentes para el propietario, los ingenieros, los arquitectos, el GC y los subcontratistas a través del software.

Esto también elimina la necesidad de usar versiones obsoletas en papel.

5. Cree un proceso de aprobación de órdenes de cambio claramente definido

Los propietarios deberán establecer un procedimiento para la aprobación formal de las órdenes de cambio.

Alinee tanto a los GC como a los subcontratistas con el proceso de aprobación, la documentación y el cumplimiento.

6. Aproveche el CMS para elevar, monitorear y aprobar las órdenes de cambio

• Todas las órdenes de cambio que generen los GC deben presentarse a través del software para que el propietario las apruebe.
• El equipo del propietario (ingenieros, consultores, etc.) debe evaluar la orden de cambio en cuanto a tiempo e impacto.
• Toda la comunicación relacionada con las órdenes de cambio debe registrarse en el CMS por razones legales y de cumplimiento.
• Una vez alcanzado el acuerdo, la orden de cambio debe notarizarse y firmarse en términos legales, y luego se debe actualizar el Programa de Valores (SOV).

7. Procedimiento uniforme de órdenes de cambio para el GC y los subcontratistas

• Los GC deben definir el procedimiento de órdenes de cambio para sus subcontratistas con mucha antelación a la ejecución de los contratos.
• El GC debe otorgar a todos los subcontratistas el derecho de usar el CMS y asegurarse de que no se genere ninguna orden de cambio salvo a través del sistema.
• Cuando el GC y el subcontratista lleguen a un acuerdo sobre órdenes de cambio (si es que llega a ocurrir), estas deben formalizarse legalmente y deben actualizarse los SOVs correspondientes.

8. Verifique que los pagos correspondan a las órdenes de cambio aprobadas

• Todas las aplicaciones de pago deberán ajustarse a las órdenes de cambio aprobadas y al avance de los trabajos.
• El trabajo correspondiente a órdenes de cambio no aprobadas no podrá realizarse ni facturarse.

9. Conserve registros digitales para fines de cumplimiento

Los propietarios, los GC y los subcontratistas deberán conservar dentro del CMS registros electrónicos de todas las órdenes de cambio firmadas.

Esto tiene por objeto garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales.

En resumen: necesita un sistema para gestionar las órdenes de cambio

Las órdenes de cambio son una realidad en todo proyecto de construcción, pero manejarlas mal no tiene por qué serlo.

Si no cuenta con un proceso de aprobación de órdenes de cambio bien gestionado, sus proyectos se retrasarán, excederán el presupuesto y tendrán el potencial de acabar en litigios.

Al implementar un software de gestión de construcción integrado y habilitado para BIM, el trabajo no solo es colaborativo y fácil de rastrear, sino que todas las partes quedan protegidas de gran parte de ese riesgo.

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