Cómo resolver problemas comunes de las aplicaciones de pago

Imagine esto: es fin de mes. Usted ya hizo el trabajo duro en la obra, y ahora llega la parte que todos temen: armar la aplicación de pago.

Debería ser sencillo, ¿verdad? Pero pronto se ahoga en un mar de hojas de cálculo, persiguiendo firmas y tratando de averiguar por qué los números no cuadran.

¿Le suena familiar? La buena noticia es que hay una forma más fácil de hacerlo.

El caos del proceso de aplicaciones de pago no es solo un dolor de cabeza; es un fuerte desgaste para su negocio.

Veamos por qué resulta tan doloroso y qué puede hacer realmente para solucionarlo.

¿Por qué es tan difícil? Los tres grandes cuellos de botella

1. La montaña de papeleo

El proceso clásico de aplicaciones de pago implica hacer malabares con decenas de documentos.

El Programa de Valores está en un archivo de Excel, el registro de órdenes de cambio está en otro, y los formularios de cumplimiento cruciales están enterrados en la bandeja de entrada del correo de alguien.

Cada vez que copia y pega datos, corre el riesgo de cometer un error que podría hacer que se rechace toda su aplicación.

Fuente de la imagen: Autodesk Construction Blog

Esto no es solo una sensación, es un hecho. Una investigación de FMI y Autodesk destaca una importante pérdida de productividad y muestra que casi un tercio (35%) de la semana laboral se consume en tareas que no hacen avanzar los proyectos, como perseguir documentos y corregir errores en la obra. Eso equivale a casi dos días completos de trabajo que usted recupera cada semana. Piénselo un momento.

2. El atasco de las renuncias de gravamen

Luego está el maravilloso mundo de las renuncias de gravamen. Se supone que protegen a todos, pero con frecuencia se convierten en el mayor obstáculo.

¿Es una renuncia condicional o incondicional? ¿Este formulario cumple los requisitos legales específicos de Texas o California?

Darles seguimiento manual para todos y cada uno de los subcontratistas es una pesadilla. Esta complejidad es la razón por la que la gestión eficaz de las renuncias de gravamen es uno de los desafíos más estresantes de los contratistas generales, pero no tiene por qué serlo.

3. El caos de las órdenes de cambio

¿Qué sucede cuando una orden de cambio en construcción se aprueba, pero no se ha procesado oficialmente?

Usted lo sabe, el subcontratista lo sabe, pero no se refleja en el monto del contrato. Esta desconexión es un motivo clásico por el que se rechazan las aplicaciones de pago.

Lo que está en juego en términos financieros es enorme. El informe de FMI atribuye directamente casi la mitad (48%) de todo el retrabajo de proyectos en EE. UU. a una combinación de datos defectuosos y una mala

comunicación entre los equipos. Cuando sus documentos financieros y operativos no se comunican entre sí, usted se expone a fricciones y a errores costosos.

No tiene por qué ser así: el plano para un mejor proceso

Imagine convertir esa montaña de papeleo en un solo panel sencillo. Corregir el proceso de aplicaciones de pago consiste en reunirlo todo en un solo lugar y dejar que la tecnología haga el trabajo pesado.

1. Reúna todo en un solo lugar

En lugar de saltar entre diez archivos distintos, imagine tener un centro único para todo lo relacionado con un proyecto.

El software de construcción moderno en la nube hace precisamente eso. Un buen software para contratistas generales actúa como una fuente única, que conecta su Programa de Valores, los contratos y las órdenes de cambio directamente con su aplicación de pago de construcción.

2. Ponga el cumplimiento en piloto automático

Deje de perseguir papeleo. El software de pagos de construcción adecuado puede generar automáticamente la renuncia de gravamen condicional correcta para el proyecto correcto, enviarla para su firma electrónica y dar seguimiento a su estado sin que usted mueva un dedo. Es como tener un asistente dedicado al cumplimiento.

3. Conecte los puntos de forma automática

Esto es lo que realmente lo cambia todo. Cuando su software de órdenes de cambio de construcción está integrado con su sistema de facturación, una orden de cambio aprobada actualiza automáticamente el valor de su contrato.

Eso significa que su próximo formulario de facturación AIA siempre es preciso y refleja el estado del proyecto en tiempo real. Se acabaron los cálculos manuales y las aplicaciones de pago rechazadas por números desactualizados.

Así puede solucionarlo: conozca SuperConstruct

Corregir su proceso de pagos no es una fantasía; es exactamente para lo que se diseñaron herramientas como SuperConstruct.

Es un software de gestión de construcción completo que reemplaza sus hojas de cálculo dispersas y sus cadenas de correos electrónicos con una plataforma optimizada y fácil de usar.

SuperConstruct lo reúne todo para que usted pueda:

• Crear aplicaciones de pago precisas en minutos, no en horas.
• Automatizar todo su proceso de gestión de renuncias de gravamen.
• Dar seguimiento a las órdenes de cambio y a los RFIs para que se sincronicen con su presupuesto.
• Mantener sincronizados a su equipo de oficina y a sus equipos de campo con datos del proyecto en tiempo real.

Deje de permitir que el papeleo dicte el ritmo de su proyecto. Es hora de simplificar su proceso, cobrar más rápido y concentrarse en lo que mejor sabe hacer: construir.

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