Cómo mantener la continuidad en su empresa constructora

En la construcción, terminar las obras es solo una parte; la otra es asegurar que sus cuadrillas, procesos y finanzas sigan fluyendo sin contratiempos incluso en medio de turbulencias.

Ya sea una cuadrilla reducida, un obstáculo regulatorio o una carrera contra el papeleo, su reacción define su resiliencia.

Estas son cinco cosas que puede empezar a hacer hoy, con o sin tecnología, para proteger sus operaciones, mantenerse adaptable y generar impulso a largo plazo en su negocio de construcción.

1. Mapee y preserve los flujos de trabajo de misión crítica

Comience por identificar las actividades esenciales, como las aplicaciones de pago, la gestión de renuncias de gravamen, los RFIs, las inspecciones o el procesamiento de facturas.

Los contratistas generales audaces mapean de manera proactiva estos flujos de trabajo para no depender de una sola persona ni de una pizarra.

Una vez que tenga claro qué es lo más importante, utilice un documento colaborativo o una herramienta ligera para dar seguimiento a las tareas y a las fechas de vencimiento.

Además, esto fomenta la rendición de cuentas en todo su equipo incluso antes de invertir en un software de automatización de flujos de trabajo de construcción.

2. Tenga una copia de respaldo de los documentos clave

No necesita la complejidad de la nube; solo necesita contar con un respaldo sencillo de los archivos vitales. Guarde en una carpeta segura los formularios firmados de renuncia de gravamen condicional e incondicional, los certificados de seguro, los formularios de facturación AIA y los contratos con proveedores.

Este sencillo paso sienta una base sólida para la gestión de sus subcontratistas y puede conducir fácilmente a la adopción de un software de construcción completo en la nube más adelante.

3. Asígnele un responsable y monitoréelo

Todo se trata de responsabilidad. Asigne un único responsable para procesos como las aplicaciones de pago de construcción, la gestión de órdenes de cambio de construcción, el software de RFI de construcción y los registros diarios. Luego:

• Utilice un tablero o una hoja de procesos compartidos para monitorearlo
• Realice revisiones semanales breves para detectar cualquier paso faltante

¿Por qué es importante? Porque la continuidad es tan sólida como su eslabón más débil.

Un estudio de Risk & Resilience Hub demostró que el 54% de las empresas sufrió un evento de inactividad de al menos ocho horas en los últimos cinco años, un riesgo costoso y prevenible cuando las tareas críticas no están claramente definidas ni se les da seguimiento.

4. Movilice sus flujos de trabajo y hágalos profesionales

Si todavía ingresa registros y hojas de cálculo manualmente en el campo, está perdiendo eficiencia.

Comience con herramientas sencillas, como un Google Sheet compartido o una lista de verificación con código QR para las inspecciones y el software de seguimiento del cumplimiento.

Cuando esté listo para escalar, herramientas como la aplicación de registros diarios de SuperConstruct ofrecen capacidades completas, pensadas primero para dispositivos móviles, de informes de campo y de seguimiento de inspecciones de construcción.

Con un toque, puede registrar el avance, subir fotos y capturar formularios de facturación AIA, y todo se sincroniza con el panel de su oficina.

5. Adopte la automatización, pero elija las herramientas adecuadas

El seguimiento manual funciona, pero garantizar la continuidad requiere automatización. Ahí es donde puede beneficiarse de un buen software de gestión de pagos de construcción.

Un informe de FMI estimó que el costo del desperdicio en la construcción, los retrabajos, los errores de cronograma y los gravámenes perdidos supera los $100 mil millones al año en EE. UU.

Automatizar pasos como la automatización de formularios G702/G703 de construcción, las solicitudes de planos de construcción y el software de solicitudes de desembolso mantiene bajo control ese desperdicio y protege el flujo de efectivo.

Conozca SuperConstruct, un conjunto completo de software de gestión de construcción. Esto es lo que obtiene:

• Aplicaciones de pago y formularios G702/G703 generados automáticamente, facturación de progreso estilo AIA
• Gestión electrónica de renuncias de gravamen y seguimiento de retenciones
• Herramientas de software de gestión de pagos a subcontratistas que facilitan el cumplimiento
• Unificación de los RFIs, las inspecciones y las órdenes de cambio en un solo panel
• Actualizaciones de estado en tiempo real y notificaciones móviles

Es todo lo que necesita para simplificar la gestión del software de facturación de construcción, la gestión de contratos de construcción y el software de contabilidad de construcción, sin dolores de cabeza.

¿Está listo para construir resiliencia?

Comience por documentar sus flujos de trabajo de misión crítica y elegir uno para asegurarlo esta semana. Luego pregúntese:

• ¿Están claramente definidos los roles y las responsabilidades?
• ¿Son móviles y transparentes sus procesos?
• ¿Dónde ahorraría más tiempo con la automatización?

Si desea saltarse el proceso y empezar a implementar, solicite una demostración con SuperConstruct.

Descubra cómo la misma tecnología que gestiona las aplicaciones de pago, las renuncias de gravamen, los RFIs y las inspecciones puede brindar una continuidad real y menos canas.