5 formas de reducir el estrés de los contratistas generales hoy mismo
La industria de la construcción es una de las más estresantes del mundo.
Entre los plazos ajustados, el papeleo de cumplimiento, los problemas con subcontratistas y los retrasos en el flujo de efectivo, no sorprende que los contratistas generales enfrenten altos niveles de estrés.
De hecho, un estudio del Chartered Institute of Building halló que el 70% de los profesionales de la construcción experimentan problemas de salud mental relacionados con el estrés, y que la carga de trabajo y la presión de tiempo se citan como las principales causas.
En este blog, exploraremos cinco formas prácticas en que los contratistas generales pueden reducir el estrés de inmediato, ya sea que utilice tecnología o no.
También destacaremos cómo plataformas como SuperConstruct, el mejor software de gestión de construcción, pueden llevar esos logros aún más lejos al agilizar las partes de la gestión de proyectos que más tiempo consumen.
1. Organice su cronograma de aplicaciones de pago
Cómo se hace normalmente:
La mayoría de los contratistas generales todavía gestionan las aplicaciones de pago de forma manual.
Los subcontratistas envían los G703s en formato PDF o Excel por correo electrónico. Los GC los imprimen, los revisan, los validan con hojas de cálculo y los envían a contabilidad.
Las renuncias de gravamen y las fechas de pago suelen controlarse por separado, o ni siquiera se controlan, y la gestión de los plazos depende en gran medida de los calendarios individuales.
Haga esto hoy:
Use una lista de verificación centralizada y un calendario compartido para dar seguimiento a cada etapa del ciclo de la aplicación de pago: presentación, revisión, aprobación y obtención de renuncias de gravamen. Asigne
responsabilidades y configure alertas automáticas en el calendario.
Esto ayudará a reducir el caos, pero sigue dependiendo en gran medida del seguimiento y la coordinación manuales.
Escálelo con tecnología:
Herramientas como los calendarios compartidos y las listas de tareas son excelentes para estructurar su ciclo de aplicaciones de pago.
Pero si está listo para sacar por completo de la ecuación las conjeturas, los retrasos y el ir y venir, la automatización de aplicaciones de pago de SuperConstruct lo hace sin esfuerzo.
Con formularios G702/G703 generados automáticamente, renuncias de gravamen integradas y notificaciones en tiempo real, usted cumple con el cronograma y mantiene el control, en cada período de pago.
Un informe de PBMares de 2024 reveló que el 82% de los contratistas ahora espera más de 30 días para recibir el pago, frente a solo el 49% hace dos años.
2. Cree un registro de órdenes de cambio
Cómo se hace normalmente:
La mayoría de los equipos dan seguimiento a las órdenes de cambio en documentos de Excel o Word que se envían por correo electrónico entre las partes interesadas.
Con frecuencia se pasan por alto las actualizaciones, no se registran las aprobaciones y los equipos de campo desconocen los cambios. Esto genera confusión, disputas y retrabajos.
Haga esto hoy:
Configurar una hoja de cálculo compartida para registrar las órdenes de cambio, junto con los detalles del alcance, el impacto en los costos y el estado de aprobación, puede contribuir en gran medida a mejorar la visibilidad y a mantener alineado a su equipo.
Tenga en cuenta que sigue dependiendo de actualizaciones manuales, lo que ocasionalmente puede provocar que se pase por alto información si no se gestiona de cerca.
Escálelo con tecnología:
Un registro en hoja de cálculo ayuda a dar visibilidad a las órdenes de cambio, pero si desea un sistema que enrute automáticamente las aprobaciones, rastree el impacto en su SOV y actualice a las partes interesadas al instante, el software de órdenes de cambio de SuperConstruct ofrece claridad a escala.
Garantiza que su presupuesto refleje con precisión la realidad y reduce el riesgo de desalineación.
Según el Construction Industry Institute, los retrabajos representan hasta el 12% de los costos totales de construcción y siguen siendo uno de los principales riesgos para la rentabilidad de los proyectos.
También puede leer: 4 formas en que el software de gestión de construcción impulsa la productividad.
3. Haga visible el seguimiento de los RFIs
Cómo se hace normalmente:
Los RFIs suelen enviarse por correo electrónico o anotarse en cuadernos de obra.
Algunos GC usan hojas de cálculo para dar seguimiento al estado, pero es difícil saber qué está resuelto y qué está pendiente, sobre todo cuando hay varios proyectos en marcha.
Haga esto hoy:
Usar un documento compartido o una pizarra para dar seguimiento a los RFIs activos, junto con el responsable, el estado y las fechas de vencimiento, es una excelente manera de generar transparencia y mantener alineados a los equipos.
Asignar responsables claros y revisar el registro con regularidad garantiza que todo siga su curso y que nada se pase por alto.
Escálelo con tecnología:
Las pizarras y los documentos compartidos sirven para dar seguimiento a los RFIs cuando los equipos son pequeños y las preguntas son pocas.
Pero a medida que los proyectos crecen, la gestión de RFI de SuperConstruct aporta una estructura, una rendición de cuentas y una capacidad de búsqueda inigualables.
Cada RFI se registra, se vincula y está accesible cuando lo necesita, con recordatorios e historial integrados.
4. Documente la actividad de campo a diario
Cómo se hace normalmente:
Los superintendentes toman notas en cuadernos de papel, envían actualizaciones diarias por mensaje de texto o correo electrónico y guardan las fotos en la galería del teléfono o en carpetas compartidas.
Si bien esto captura algunos datos, carece de estructura y rara vez es accesible cuando se necesita.
Haga esto hoy:
Empiece a usar un Google Form o un documento compartido para sistematizar los informes, incluidos el clima, las actualizaciones de avance, el tamaño de la cuadrilla y las fotos.
Esto crea hábito y constancia, pero sigue siendo difícil de buscar o compartir con eficiencia.
Escálelo con tecnología:
Crear registros de campo consistentes con un formato compartido es un gran paso hacia una mejor documentación.
Para ir más allá, la aplicación de registros diarios de SuperConstruct captura cada foto, nota e inspección desde el campo y luego las organiza al instante.
Esto garantiza menos errores, informes más rápidos y una coordinación sencilla en todo su equipo.
Según Canadian Consulting Engineer, el 25% de los retrasos en la construcción se debe a papeleo inexacto y a versiones de documentos contradictorias.
5. Centralice los documentos de los subcontratistas
Cómo se hace normalmente:
Los formularios W9, los certificados de seguro y las renuncias de gravamen se recopilan poco a poco por correo electrónico y se guardan en carpetas o en discos duros.
Las fechas de vencimiento se controlan en hojas de cálculo, si es que se controlan. Los documentos faltantes o vencidos suelen retrasar los pagos y las aprobaciones.
Haga esto hoy:
Cree una carpeta compartida para cada subcontratista y coloque en ella una lista de verificación de los documentos que deben incluirse. Revísela y actualícela manualmente antes de cada pago.
Aunque es mejor que el caos del correo electrónico, este método sigue siendo reactivo y difícil de escalar en varios proyectos.
Escálelo con tecnología:
Las carpetas compartidas y las listas de verificación son una base sólida para gestionar los documentos de los subcontratistas.
Cuando esté listo para trabajar sin intervención manual, la gestión de subcontratistas de SuperConstruct automatiza el control de documentos, las firmas electrónicas y las verificaciones de cumplimiento, todo sin necesidad de dar seguimiento.
Todo queda verificado, con registro de fecha y hora, y listo para auditoría.
Los usuarios de SuperConstruct reportan un 85% menos de errores en los documentos y un 75% de ahorro en costos al eliminar el papel y los flujos de trabajo manuales.
Resumen: menos estrés, construcción más inteligente
Reducir el estrés no requiere una renovación total de sus sistemas, pero si desea ahorrar horas cada semana, mejorar los plazos de pago y dejar de perseguir el papeleo,
SuperConstruct es su atajo hacia la tranquilidad.
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